Выездные встречи бывают разных форм и размеров, но, поскольку мы не видим друг друга лично изо дня в день, удаленные выездные команды помогают нам двигаться быстрее согласованно и стратегически.

Приводим ниже статью от одной американской компании. Надеемся, что вам тоже понравится их выводы

Итак...
Действительно ли вашей удаленной команде нужен личный выезд?

Честно говоря, да, время, проведенное лично, когда вы работаете в удаленной компании, может помочь вашей команде оставаться слаженной, чтобы вы все двигались в одном направлении и работали над самыми неотложными и самыми важными целями компании. Выездные также дают всем время для построения и развития отношений друг с другом, чтобы культурные проблемы, разрушающие компанию, никогда не возникали. Мы всегда одна команда, и все вносят свой вклад в достижение одних и тех же целей.


Наш генеральный директор и соучредитель Джон Ченг упомянул в конце выездной встречи, как освежился он после недели, и команда согласилась. Настолько, что мы решили ежемесячно добавлять время для личных встреч в течение одного дня с акцентом на рост компании и стратегию, что дает нам больше точек личного контакта между нашими ежеквартальными выездными встречами. Мы считаем, что личное присутствие удаленной команды может быть очень полезным.


Как часто мы должны встречаться для личной компании вне офиса?

Как уже упоминалось, мы предпочитаем проводить полные выездные встречи ежеквартально в течение 3,5 дней, а теперь добавим еще 1 день в промежутке между ними. Однако это не волшебная каденция. Хотя я думаю, что минимум будет один раз в год, особенно для крупных компаний, команды должны встречаться чаще. Выездные встречи команды могут проводиться 2-4 раза в год, в зависимости от размера и возможности.


Как вы планируете выездную встречу? 11 советов по организации успешного оффсайта для вашей удаленной компании.

1. Перед работой: определитесь с целями вне офиса

Выездные выезды — это затраты времени и ресурсов (читай: денег), поэтому важно убедиться, что каждый выезд запланирован с целью и намерением, а не просто из-за того, что это произошло в прошлом и теперь ожидается, что оно продолжится. Постановка целей за пределами офиса может быть чем-то большим и возвышенным, например, планирование целей на год или квартал, или просто проводить время лично, чтобы собраться вместе вокруг поставленных целей, чтобы каждый мог понять, куда ваша компания планирует двигаться в этом году, и разработать план. попасть туда.


Поскольку это ваше время для личной встречи вашей команды или компании, убедитесь, что в приоритете глубокая, совместная работа, которую трудно выполнить в удаленной среде. Запланируйте одну или две цели на выезде, чтобы у вас не возникло соблазна втиснуть в них слишком много. Для команды, которая обычно работает удаленно, проводить вместе весь день в течение нескольких дней может быть умственно утомительно, поэтому выберите цель или тему, которые наиболее интересны. важно для вашей компании (как и все еще будет важно к тому времени, когда произойдет выезд).


Будь то компания или команда за пределами офиса, убедитесь, что все присутствующие участники имеют общий интерес к установленной цели за пределами офиса и заинтересованы в ее достижении. Люди должны знать, как их работа прямо или косвенно влияет на цель инвестирования.


2. Предварительная работа: сформируйте повестку дня прочной команды вне офиса

Создание стратегической повестки дня вне офиса занимает некоторое время, прежде чем он состоится, поэтому обязательно заложите время за дни и недели до выезда, чтобы посвятить его планированию.


Пообщайтесь с участниками и попросите их высказать свое мнение по теме/целям за пределами площадки, которые вы придумали на шаге 1. Это даст вам отправную точку для разработки продуманной повестки дня, которая будет эффективной. Обязательно спросите у каждого человека, чего он ждет от оффсайта, а также – есть ли узкие места, которые не предвидят другие? Есть ли недосказанные вещи, которые следует обсудить? Заблаговременный сбор этой информации позволяет вам иметь представление о том, где находятся вещи, относительно того, где они должны быть к концу выездного мероприятия для достижения поставленных целей.


Как только вы более или менее узнаете, что лидеры хотят получить от выездной встречи (цели) и что участники хотят получить от выездной встречи, вы сможете увидеть темы и согласование. Сеансы, которые необходимы для достижения цели, должны быть назначены правильному руководителю сеанса внутри организации, точно так же, как и сеансы, которые активно запрашиваются удаленными посетителями. Сотрудники, которые поднимают вопросы или проблемы, требующие решения, часто являются отличным выбором для того, чтобы играть ведущую роль на сессии — будь то человек, который представляет и ведет обсуждение, или более откровенные, например, роль «претендент» может быть более приемлемым, чтобы они могли отодвинуть групповое обсуждение, чтобы убедиться, что оно эффективно и приходит к твердому выводу.


3. Оставайтесь на правильном пути: используйте фасилитатора

Я работал много лет и участвовал во многих выездных мероприятиях, и единственное, что действительно делает или разрушает эффективное выездное мероприятие, — это то, насколько хорошо оно организовано. Дейл не только один из лучших коучей, которых мы знаем, но он также координирует наши выездные мероприятия; если использовать усталое выражение, это человек, пасущий кошек нашей компании.


Как экстраординарный фасилитатор, Дейл — это тот, кто протягивает руку, чтобы начать всю предварительную работу и планирование, работая с руководством нашей компании, чтобы убедиться, что у нас есть хорошие цели на выезде, работая с нашими сотрудниками, чтобы убедиться, что они ведут правильные сессии , а также выявить любые узкие места или недосказанные слова, которые необходимо обсудить.


Находясь вне офиса, Дейл поддерживает разговор, задавая трудные вопросы, о которых люди думают, но не хотят говорить, например, «почему это важно» или «как это связано с целями компании». Короче говоря, он держит нас в курсе и, самое главное, делает заметки и делится ими после выездной встречи, чтобы все присутствующие могли участвовать в разговоре и присутствовать при обсуждении. Дейл делает эту очень полезную вещь в конце сеанса, когда мы подходим к заключению или точке остановки, когда он говорит: «Мне кажется, что…» и резюмирует только что состоявшийся разговор, включая принятые решения, чтобы мы все знали, где именно. мы закончили и все на той же странице.


Фасилитатор также помогает с групповой динамикой. В больших помещениях некоторые люди могут быть более тихими, чем другие, и не обязательно кричать в данный момент. Хороший фасилитатор по-разному создаст пространство для людей с разными стилями общения, чтобы каждый мог быть услышан. Это может означать обращение к участникам напрямую, переформулирование вопроса, чтобы он был более доступным или понятным, или даже введение новых, связанных вопросов, которые привнесут в беседу больше точек зрения. С другой стороны, фасилитаторы также умеют просить тех, кто монополизирует беседу, позволить другим высказаться.


Вам не нужно нанимать Дейла, но вам нужно найти своего собственного Дейла — фасилитатора, у которого есть контекст и знание компании и ее внутренней работы, и чья роль заключается в обеспечении успеха сессий и, таким образом, обеспечении успех вне площадки, т.е. мы достигаем поставленных целей. Этот человек может быть в компании или вне ее, просто убедитесь, что он действительно знает компанию и игроков, чтобы быть максимально эффективным.

4. Начните с сильного: как начать выездную игру

Есть много способов хорошо начать выездное мероприятие, и то, что лучше всего подходит для вашей команды или компании, будет зависеть от многих факторов, таких как размер посещаемой группы и корпоративная культура. Если у вас обычно есть компания, все руки которой происходят удаленно, вы можете воспроизвести это в выездном старте. Не забудьте поделиться намерениями на неделю и порадовать всех грядущими днями. HR-отделы крупных компаний могут захотеть использовать стартовое время, чтобы напомнить людям о корпоративном кодексе поведения, но это должно произойти до того, как они прибудут на удаленную работу, возможно, на подготовительном совещании, пока все еще удаленно. Вы хотите установить доверие и уверенность в участниках, чтобы получить от них максимум пользы, а не чувство, будто вы думаете, что они не будут вести себя так, как от них ожидают.


Мы любим начинать каждый квартал вне офиса с упражнения по обратной связи. Перед выездным мероприятием каждому участнику отправляется подсказка с просьбой дать конкретный отзыв членам своей команды: один положительный отзыв и один конструктивный отзыв — главное, чтобы он был действенным и конкретным. Мы отправляем наши отзывы нашему фасилитатору Дейлу, который просматривает их и просит нас исправить все, что нужно исправить, а также собирает все отзывы для отправки после выезда, чтобы никому не приходилось делать заметки во время упражнения. Затем каждый человек по очереди садится на «горячее место», пока остальные члены их команды доводят до него свои отзывы.


Это отличный способ для небольших групп начать свои выездные встречи, потому что он с самого начала устанавливает доверие и общение. Все, что нужно сказать, делается заранее, и нет никаких препятствий для обсуждения или мозгового штурма позже за пределами офиса.

11 советов по размещению отличной удаленной площадки для вашей удаленной компании11 советов по размещению отличной удаленной площадки для вашей удаленной компании


5. Будьте разумны во время сеанса: разумно используйте время в компании вне офиса

Ничто не может быть хуже как для участников, так и для компании, чем выездная, наполненная скучной презентацией за презентацией. Занятия должны быть интерактивными и продуманными. Вы собираете людей в одной комнате на несколько часов — сложите их зарплаты, вот насколько ценной должна быть сессия. Весь смысл объединения людей в реальной жизни заключается в облегчении общения и обмена идеями. Обсуждения, мозговые штурмы, дебаты — все это отличное использование времени, потому что каждый может принять в нем участие. Любая необходимая справочная информация может быть разослана в качестве домашнего задания перед выездным чтением ИЛИ может быть ОЧЕНЬ небольшой презентацией в начале сеанса, чтобы установить сцену. Если тему и идеи легко использовать, выберите предварительное чтение, чтобы сэкономить драгоценное время сеанса.


Еще один способ быть уверенным в том, что вы не отклоняетесь от темы и цели вашего сеанса, — это создать «парковку». Темы для обсуждения могут вдохновить на появление новых идей или тем, однако, если разговор пойдет не по плану, важно, чтобы чья-то работа состояла в том, чтобы привлечь к нему внимание и «приостановить» новую тему для обсуждения на более позднее время за пределами сайта. или вообще в другой раз.


Составьте список тем для парковки — так как у вас должно быть некоторое время в конце повестки дня (или в конце дня), вы можете использовать это время для обсуждения любых новых тем, которые возникли, которые важны для разговора. скоро или что-то люди заинтересованы в обсуждении. Любые возникающие темы, которые имеют важное значение для текущего разговора, должны быть рассмотрены здесь и сейчас. Некоторые темы парковок можно просто закрыть без дальнейшего обсуждения.


6. Выделите время для тимбилдинга и ритуалов

Исходя из вышеизложенного, отличная идея повестки дня вне офиса — выделить время для преднамеренного виртуального тимбилдинга. Когда ваша команда работает удаленно, меньше времени тратится на то, чтобы натыкаться друг на друга на кухне или вместе обедать, поэтому крайне важно, чтобы часть времени на выезде была посвящена идеям построения команды вне офиса, которые работают.


Мероприятия по виртуальному тимбилдингу не обязательно должны быть сложными или включать квест-комнату — собрать вашу удаленную команду можно так же просто, как выделить время в течение дня (конец дня — отличное время для этого), чтобы выразить свою благодарность за один еще один. Кто заслуживает похвалы за свою работу или за то, как они повлияли на вас за последний квартал/год? Ходите вокруг в стиле попкорна, называя этого человека и говоря спасибо за его вклад. Здесь два правила: обязательно укажите, за что вы их благодарите, и лидеры должны осознавать, что каждый получает хоть какую-то похвалу. Если вы лидер и заметили, что один человек не участвует в этом упражнении с благодарностью, обязательно поделитесь своими собственными для него. По этой причине лучше всего, если лидеры подготовят призыв благодарности или каждый участник для участвующей команды.


Еще один ритуал тимбилдинга, который у нас есть, посвящен одной из наших любимых вещей — еде. Мы — компания гурманов, которые ЛЮБЯТ поесть, поэтому мы следим за тем, чтобы каждый прием пищи был тщательно продуман как в том месте, куда мы ходим (или где заказываем), так и в семейном меню, которое мы заказываем. Точно так же, как прием пищи служит для людей — семьи, друзей, кого бы то ни было, чтобы собраться вместе и насладиться общим опытом, — прием пищи — это наш способ отложить работу и обсуждение стратегии, чтобы перекусить вкусной едой. На самом деле, мы так любим еду, что заканчиваем каждый выезд гастрономическим туром по району, в котором мы встречаемся для нашего выезда. На прошлой неделе мы завершили гастрономический тур по центру Лос-Анджелеса под руководством гида Нэнси из Six Taste ., семейный и управляемый фасилитатор гастрономического тура. Тур был полон восхитительных укусов и исторических фактов, когда мы гуляли по солнечным улицам DTLA. Мы не можем дождаться нашей следующей поездки в Лос-Анджелес, чтобы снова заказать их - на этот раз для тура по корейскому кварталу.

11 советов по размещению отличной удаленной площадки для вашей удаленной компании11 советов по размещению отличной удаленной площадки для вашей удаленной компании


7. Принимайте решения и устанавливайте жесткие KPI для достижения этих целей

Иногда люди слишком часто используют парковку и откладывают заключительную часть сеанса, когда принимаются решения. Не позволяйте этому случиться. У сессий должен быть результат, четкий путь вперед, который каждый может взять на себя сейчас, когда у них было время обсудить его. Руководители сессии с помощью фасилитаторов несут ответственность за определение конечных целей и своих KPI (ключевых показателей эффективности) сессии, если к тому времени, когда сессия должна закончиться, все еще продолжаются дебаты.


В качестве продолжения после выездной встречи лидеры сессии должны разработать дорожную карту для достижения определенных KPI и распространить ее среди вовлеченной группы, а также любых заинтересованных сторон, чтобы каждый мог получить представление о новых целях и плане их достижения.


На KPI следует регулярно ссылаться при планировании спринта, чтобы всегда помнить о конечных целях и задачах, которых пытается достичь ваша команда или компания. Включение их как можно чаще при назначении работы и обеспечение того, чтобы все назначенные задачи соответствовали KPI, гарантирует, что ваша команда всегда будет работать над тем, что важно, и не будет отвлекаться на новые блестящие проекты, которые могут появиться.


8. Упростите посещение и участие

Многие планы проходят вне площадки, и я имею в виду не только тех, кто планирует настоящее мероприятие. Участники — это люди, у которых есть жизнь и семьи, и им необходимо договориться о присоединении, поэтому важно начать планирование заранее и сообщить даты и места, чтобы каждый мог присутствовать (лично или, по крайней мере, онлайн).


Большая часть процесса планирования за пределами площадки происходит задолго до мероприятия. Во-первых, необходимо выбрать место и дату. Дата должна не только соответствовать расписанию участников и помощников, но также должна учитывать внешние факторы, такие как погода, цены, праздники и даже другие события, происходящие в этом районе в это время.


Место должно быть таким, которое имеет смысл и может вместить группу и цели за пределами площадки. Мы часто выбираем сайт на основе таких элементов, как местонахождение наших клиентов (чтобы мы могли встретиться лично), где находятся наши сотрудники, удобство проезда туда и обратно и, конечно же, насколько хороша еда. .


Любые другие события, такие как резервирование столика в ресторане или мероприятия по созданию команды, также должны быть запланированы и доведены до сведения команды заранее, чтобы их также можно было запланировать. Сотрудникам может потребоваться закончить работу или запланировать встречу с друзьями на месте или позвонить семье в свободное время, поэтому им было бы полезно знать, когда на самом деле это свободное время.


Говоря о сотрудниках с семьями, часто необходимо учитывать необходимость размещения для тех, кто находится в определенных обстоятельствах. У многих наших сотрудников есть маленькие дети, поэтому, если им нужна семья, чтобы путешествовать с ними, мы обязательно помогаем им, насколько можем. Мы даже выбрали удаленные места, чтобы помочь сотрудникам, у которых был партнер, который ожидал, чтобы они могли быть поблизости в случае необходимости.


Наконец, логистика — в любых конференц-залах должно быть достаточно питания и Wi-Fi, удобных и разнообразных типов сидений и достаточного количества столов. Помещения должны быть тихими и удобными для хорошего ночного сна, а если они живут в одной комнате, выбор соседей по комнате должен быть сделан заранее справедливым и логичным образом. Также всегда учитывайте тех, кому нужны исключения. Информация о питании должна быть собрана и строго соблюдаться, чтобы каждый имел доступ к вкусным и питательным блюдам и закускам.


Самое главное, что нужно помнить, это общение имеет ключевое значение. У людей разный опыт, потребности и опыт, поэтому знание их поможет вам разработать наилучший и резервный план. Поделитесь всей информацией, которая может понадобиться всем, а затем подготовьтесь к вопросам, потому что никто никогда не прочитает информационный пакет, который вы отправляете.


9. Насколько это возможно, отойдите от обычной работы

Всегда будут запросы клиентов и новые пожары, которые нужно потушить, но для любых запросов, которые могут подождать допоздна, пусть подождут допоздна. Единственный способ, которым удаленная работа будет по-настоящему эффективной, — это сосредоточиться на текущих обсуждениях и участвовать в коллективной команде. Если не делать заметки, у нас есть политика закрытия ноутбуков, чтобы никто не отвлекался на электронные письма или сообщения, которые приходят в течение дня.


Конечно, у нас есть бизнес и работа. Мы стараемся оставлять время на обед, а также в конце дня перед ужином, чтобы люди могли заняться любой работой, требующей немедленного внимания. И если кому-то нужно отойти в сторону, его поощряют делать то, что нужно, особенно когда в дело вовлечены клиенты.

11 советов по размещению отличной удаленной площадки для вашей удаленной компании11 советов по размещению отличной удаленной площадки для вашей удаленной компании


10. Найдите время, чтобы подумать и провести ретроспективу

Даже если у вас есть мечта за пределами офиса и вы не можете себе представить, как это могло бы быть лучше, держу пари, что по крайней мере один из присутствующих имеет представление о том, что можно улучшить в следующий раз. Ближе к концу выездной встречи начните говорить о том, были ли достигнуты цели, и попросите команду подумать о том, какие сессии были наиболее успешными и почему, а также какие сессии были менее успешными и как их можно было бы улучшить. .


Я думаю, что это хорошая идея, чтобы участники начали думать об этом, но не проводите официальную ретроспективу, пока у всех вас не будет времени подумать об этом после. Делать ретро, ​​когда вы вернулись в удаленную среду, совершенно нормально, и хотя мы являемся поклонниками того, чтобы делать это в виде беседы, важно помнить, что некоторые люди не будут чувствовать себя комфортно, давая прямую обратную связь, поэтому используйте своего фасилитатора как способ для людей, чтобы отправить анонимный отзыв.

11. Самая важная часть выездной встречи: воплотить план в жизнь и принять меры

Худшее, что вы можете сделать, — это провести успешный выездной проект с существенными целями и четко определенными ключевыми показателями эффективности только для того, чтобы все это отошло на второй план и вы вернулись к своим повседневным делам, не претворяя в жизнь свои новые планы.


На самом деле очень часто жалуются на то, что последующее наблюдение мало или вообще отсутствует, а достигнутый прогресс носит временный характер. Как уже упоминалось выше, важно еженедельно возвращаться к целям и ключевым показателям эффективности и следить за тем, чтобы все задачи соответствовали им, так же важно возвращаться ко всему, что было решено на удалении, и обеспечивать наличие плана для его воплощения в жизнь. .


Попросить руководителей сессий представить результаты своих сессий и дорожные карты в качестве последующих действий вне офиса — всегда хорошая идея, поскольку это повысит ответственность в процессе. Регулярные проверки прогресса дорожной карты — это хорошо, но чем важнее цель, тем более заметным должен быть прогресс для команды и компании.


При должном уровне подготовки и размышлений, а также при правильном балансе между стратегическим рабочим временем и созданием команды любой может спланировать эффективную команду или компанию за пределами офиса для удаленной команды.